仕事のスケジュール管理を上手に行うポイント!便利なツールもご紹介

仕事の効率がよく生産性の高い人は例外なく時間の使い方が上手です。一方、スケジュール管理が苦手で時間をうまく使えない人は、仕事に追われて残業を重ねてしまいます。人それぞれが持っている時間は同じはずですが、いかに時間をうまく使えるかにより、労働生産性は大きく変わります。できるビジネスパーソンとなるために、上手なスケジュール管理を身につけましょう。

スケジュール管理が必要な理由とは?

スケジュール管理はなぜできる社会人の必須スキルなのでしょうか。

仕事の効率化を図れる

スケジュール管理がうまくできていない状態では、仕事をこなす上でどうしても時間の無駄が発生してしまいます。無駄になる時間が多く、作業時間が長くかかってしまえば、成果物の生産量は大きく下がるのです。正しくスケジュール管理を行うことで無駄な時間をカットできるため、同じ仕事にかかる時間は短く、同じ時間内でこなせる仕事の量は多くなります。労働生産性を上げるためには自分の使える時間を最大限活かせるようなスケジュール管理が必要なのです。

残業の負担を減らせる

スケジュール管理がうまく機能しておらず、就業時間内で終わらせるべきタスクに漏れがあるような場合には予期せぬ残業も発生してしまいます。仕事に必要な作業量の把握が不十分で、仕事に予想した以上の時間がかかってしまう場合も同様です。また、自分が持っている時間的リソースをうまく把握できていない場合、こなしきれない量の仕事を受けてしまい、結果として残業が必要になることもあります。就業時間内で仕事をすべて終わらせるためにもスケジュール管理は大切です。

テキパキ仕事を片付ける!スケジュール管理のポイントは?

それでは、どうすればよりうまくスケジュール管理を行うことができるのでしょうか。チェックすべきポイントについて見ていきます。

スケジュールを一元管理する

今や、スケジュール管理に使えるツールにはいろいろなものが揃っています。ツール自体は自分にあったものを選択すれば良いのですが、どのツールを使うにしても大切なことがあります。それは、スケジュールを管理する場所を一元化しておく、ということです。個人で用いるスケジュール管理ツールをプロジェクト別に分けたり、仕事用とプライベート用で分けたりすると、どうしても転記のミスや漏れの発生の元になります。また、転記、整理に要する作業時間自体も無駄になりがちです。自分は一人しかいないのですから、抱えている仕事が複数あっても最終的には一つの時間の流れの中でしか処理できません。複数の仕事、予定を自分個人の一つの時間の流れに落とし込むのがスケジュール管理ですから、一ヶ所で管理すべきです。何らかの理由によりどうしてもスケジュール管理ツールが分かれてしまう場合は、メインとなるスケジュール管理ツールがどれであるかを必ず決めておきましょう。

アポイントメントの見える化を図る

ダブルブッキングや、管理が甘いためにアポイントメントに遅刻をしてしまうと、ビジネスパーソンとしての信頼を大きく損なってしまいます。自分の持っている仕事はある程度自分の中で調整が可能ですが、アポイントメントを動かすことはできません。スケジュール管理を行っていく中でアポイントメントは最優先として目立たせ、一目でわかるように管理を工夫しておきます。アポイントメントをスケジュールに入れる際には、必要な移動時間まで含めて予定を設定しておきます。移動時間が計算されていないスケジュールでは、アポイントメントの前後にどうしてもあいまいな隙間を空けることになり、結果として無駄な時間が発生してしまいます。
また、新たなアポイントメントを入れる場合はできる限り固めて取るようにすれば、自分の仕事をこなすための時間をまとまって取ることができます。仕事の中にはある程度の時間を取って一気に処理する必要のあるものもありますが、アポイントメントによってスケジュールが分断されているとその作業時間を取ることができず、結果として仕事が残業時間に食い込むといったことが発生する可能性があります。また、仕事がアポイントメントで分断されていることでタスクの切り替えが多くなると、その分効率は下がってしまいます。スケジュールを管理する上で、まとまった時間の確保を意識しておくことは大切です。

期日と内容を明確にする

良いスケジュール管理のためには、アポイントメントだけではなく、自分個人で行う仕事も同時に管理する必要があります。まず、自分の行うべき仕事は目に見える作業単位のタスクにまで分解します。仕事を漠然としたくくりでとらえていると、作業時間がどれだけかかるかも見えません。仕事を作業単位のタスクにまで分解することで、自分の行うべきことが明確になり、それぞれの作業の必要時間も明確にできます。タスクの作業時間を見積もるためには、普段から個々のタスクにどれくらいの時間をかけているかを記録し、意識しておくことが有効です。また、タスクの所要時間は作業の遅延やトラブル、割り込み作業に備えて多少の余裕をもって見積もることも必要です。
仕事をタスクにまで分解できたら、優先度と期限を考慮してスケジュールにはめ込んでいきます。仕事を大きな単位で何日までが期限、という形でとらえていると期限が近づいてきてから追われるように取り組むことも起こり得ますが、仕事をタスクにまで分解し、タスクの着手日時もスケジュール上で明確になっていればその心配がありません。1日、1週間の流れができたら、あとはそれを順に実行していくだけです。仕事を行う上では予定外の出来事はつきものですから、変更が発生するたびにスケジュールは随時見直しを行います。正しいスケジュール管理ができれば、無駄な残業を減らし作業漏れや期限オーバーをなくすことができます。

スケジュール管理をサポートしてくれるツールをご紹介

手帳

スケジュール管理を行うためのもっとも代表的な道具が手帳です。非常に多くの種類の手帳が世に出ており、自分のスタイルに合った手帳を選ぶことができます。ビジネス用のスケジュール管理ツールとしては、アポイントメントだけでなく、タスクまですべて記入するために月間カレンダー型ではやや狭すぎます。また、日めくりの形だと一覧性が低くなりすぎて、アポイントメントやタスクを入れるための空き時間を探すのに時間がかかってしまいます。そのため、ビジネスでの使用には週間タイプの手帳が向いているといえます。

アプリ

今やほとんどのビジネスパーソンが使っているスマートフォンやタブレットにも、多くのスケジュール管理用のアプリがあります。利用のための場所を問わない他、月・週・日単位で切り替えてスケジュールを一覧することができる、リマインダー機能でアポイントメントの失念を防止できる、訪問先の地図へのリンクにすぐ飛べるなど、モバイル端末ならではの機能も便利です。

Googleスプレッドシート

表計算ソフトもスケジュール管理に利用できます。オンラインで利用できるGoogleスプレッドシートであれば瞬時に情報を共有することができるため、チームでのスケジュールを管理するのには特に役立てることができます。

スケジュール管理を上手に行い、限られた時間を有効活用しよう!

スケジュール管理がうまくいっていないと、「自分がもう一人いたら」「一日が30時間あれば」と感じることもあるかもしれません。誰もが平等に持つ限られた時間を有効に生かすためにも、効果的なスケジュール管理を行いましょう。

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