必見!仕事の効率を上げるためのコツをご紹介

日々意欲的に仕事に取り組んではいるものの、もう少し効率的に仕事ができないかと考えることがある、あるいは効率の悪さを周囲から指摘されたことがある、といったビジネスマンは多いのではないでしょうか? そんな方に向けて、今回は仕事の効率を上げるためのマインドセット、コツ、おすすめツールをご紹介します。

仕事の効率が良い人のマインドセット

効率よく仕事をこなすには、仕事のテクニックもさることながら、まず仕事に対する心の持ち方が重要です。先を見通す目線を持つことが、日々の仕事の効率化にも反映されてきます。ここでは、仕事の効率が良い人に共通するマインドセットを紹介していきます。

常に目標を持っている

仕事をする上で、自分の行う仕事の最終的なゴールがいつ、何を実現することなのかを意識している人と、漫然と目の前にある仕事をこなしていく人とでは、同じ作業をするのでもスピードが違ってきます。効率よく仕事をこなすためには、最終目標に向け具体的なプランを作成し、そのプランにしたがって作業を進めていくことが大切です。目標も長期のものから、中期、短期とそれぞれに可能な限り具体的なものを設定することで、モチベーションやペースの維持につながります。

できることとできないことを把握している

自分がいま手掛けている仕事は、自己の能力を最大限に発揮すれば確実に完了できるものでしょうか。そこに疑問がある場合は、自分の手に余る仕事を抱えてしまっているかもしれません。できることとできないことをきちんと把握し、一人でこなしきれないものについてはチームに助けを求める必要があります。できない仕事をできないと認識しないまま漫然と進めて、結局完了できなかった場合、それまでにかけた稼働時間がそのまま無駄になってしまい、全体で見た仕事の効率は大きく下がります。仕事が割り当てられたとき、どんなに手を尽くしてもできない仕事はきちんと「できません」と断る必要があります。

常に先を見越している

仕事にアクシデントはつきものです。段取り八分という言葉があるように、目の前の仕事にとりあえず手をつけるというのではなく、リスクを可能な限り先に予期しておくことが大切です。起こり得るリスクについての意識を事前に持つことができていれば、アクシデント発生の芽を早期に発見して摘むことができますし、万一、発生してしまっても余裕をもって対処することが可能です。たとえば、大事な商談が遠い場所で行われる場合、電車が止まってしまい、商談に遅れてしまうというリスクが考えられます。そんなときは事前に他の行き方をリサーチしておく、早めの電車に乗るなどの回避策を考えておくと良いでしょう。
発生しうるリスクが見えない場合は、経験のある先輩や上司に相談してみるのも有効です。

仕事の効率を上げるためのコツ

目標を設けて視線を先に持っていく心構えができたところで、日々の仕事の効率を上げるための具体的なコツをいくつかご紹介します。

重要な仕事からこなす

出社後朝一番にメールチェックをし、その返信作業に時間を費やしている方は多いのではないでしょうか。しかし、人間の脳は起床後数時間を経過した時間帯に非常に冴えわたっているため、出社直後~お昼前の時間帯が実は「ゴールデンタイム」といえます。この時間帯に、比較的頭を使わずに済む作業や単純な作業を行うのはとてももったいない話です。午前中の頭が冴えている時間帯は重要で頭を使う仕事を行うのに最も適している時間帯ですから、1日の仕事の配分は、クリエイティブな仕事を早い時間帯に、比較的単純な作業を疲労の溜まってくる夕方に実施するようにするのが効率的です。また、朝一番に重要な仕事に取り掛かるためには、前日の終業前の作業として翌朝の段取り作成を行うことも有効です。

夜に予定をつくる

昼間の仕事の効率を高めるためには、退社後の時間、夜になにか予定を入れておくことも役に立ちます。予定自体は、ジムや習い事に行くのでも、友人との食事でも、映画を見に行くのでもよいでしょう。夜に予定を作っておくことで、昼間の定時内に何としてでも仕事を終わらせようという意識が働き、残業を前提としてダラダラと仕事をすることがなくなります。夜に予定をつくることは、自分の中での仕事の終了時刻をはっきりとさせることに大変役に立ちます。

メールの通知はオフ、報告はシンプルに

PCやスマホのメールの着信通知はオンにしたまま仕事をしている人が大多数でしょう。しかし、そうしてしまうと、自分の仕事の状況には関係なしに通知が届きます。メールの着信があるたびに作業を中断してメールソフトに切り替え、メールを読み、返信し、もとの作業に戻る、といったタスクスイッチは仕事の効率を落としてしまいます。効率を考えれば、メールを確認し、返信する作業はある程度まとめて行うべきです。そのためには、「緊急の連絡ならば電話がある」と割り切り、メールの着信通知は止めておくのが理想的です。
また、メールでの報告の際は伝わりやすいように結論から先に書き、なるべく短くなるように心がけます。結論を先に、というのはメールに限らずビジネス全般において広く求められることですので、この形で話が展開できるように思考のクセをつけておきましょう。

仕事の効率を上げるおすすめツール

仕事を効率化するには仕事のやり方の改善をするだけでなく、ツールを使いこなすことも有効です。

付箋ノート

付箋ノートはもともと中学・高校生女子が付箋を活用して、きれいに整理したノートをSNSで披露していたことから流行したようですが、今はビジネスのためのツールとしても注目されています。付箋ノートの場合、ノートは書き込むのではなく、付箋を貼り付けるための台紙の役割を果たします。ビジネスでの付箋ノートはタスク1個を付箋1枚に記入して、ノート上でタスク管理を行うといった使い方ができます。やるべきタスクをすべて付箋に書き出し、日単位でやるべきタスク、現在手掛けているタスク、終了タスクの三段階で整理するのです。付箋は位置を貼りかえるのが容易なため、タスク管理には非常に向いています。大きめの手帳を使っている人は、付箋の台紙としてノートでなくそのまま手帳を利用することもできるでしょう。

オンラインストレージの活用

Google DriveやDropbox、Evernoteなど、各社が提供しているオンラインストレージやオンラインドキュメントサービスも仕事の効率アップの強力な味方です。機能や保存容量はサービスによりさまざまですが、効率の良い活用には少しコツがあります。明確な意図がない限りは、保存ファイルを複数のサービスに分散させない方がよい、という点です。「あの文書、どこに置いたかな」となった場合、サービス内ではファイル検索で見つけることが可能ですが、利用サービスが分散していると複数サービスにわたって検索を繰り返す必要があり、効率化の点からは大きく後退してしまいます。効率よくサービスを利用するためには、PCやスマホなど、複数デバイスから文書にアクセスできるようにしておきましょう。

名刺管理アプリ

名刺管理アプリは古くから存在しますが、クラウド経由でアップロードし、人の手による正確なデータ入力が可能なサービスの普及などにより一段と広まりを見せています。アプリによる名刺管理では情報検索の速度は一瞬で、アナログ手法による名刺管理と比較して非常に速く行えるメリットがあります。また、名刺を紛失してしまうリスクとも無縁で、あるはずの名刺を探し回るといった時間のロスもありません。仕事の効率化を目指す上ではぜひ導入したいアプリです。

ちょっとした工夫で仕事の効率は一気に上がる!

先を見通す心構えを持つことや、一日の中での仕事の順序を少し入れ替えるなど、ちょっとした工夫をすることで仕事の効率は一気に上がります。同じ仕事をするならやはり短時間で高い生産性を目指したいもの。効率の良い仕事のための工夫をおすすめします。

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