仕事の質を大幅アップ!上手なメモの取り方とは

会議や打ち合わせの際に、メモを取る代わりにスマートフォンのボイスレコーダー機能で済ませている方も多いのではないでしょうか? またメモアプリを使って仕事の備忘録などを作成している方もいらっしゃるでしょう。それでは、ボイスレコーダーから書き起こしたもの、メモアプリの内容を見て、どこが重要な情報か思い出せますか? メモを上手に整理して情報を構造化することは、優秀な社会人が皆実践していることです。
上手なメモには仕事の質を高める効果があります。ただの備忘録にしない、社会人としてワンラックアップできるメモの取り方をご紹介します。

メモ取っていますか?メモの重要性

「メモ」は英語の「Memory」が由来になった、大切な情報を書きとめておく手段です。社会人にとって情報は利益を生み出す最大の武器です。情報を整理して優先順位をつけておくことは、後々新しいビジネスにつながったり、メモを共有したときに誤解なく伝えることができたりなど、重要な役割を果たします。

人の脳は信用できない

メモを自分の脳の記憶補助装置と考えてください。会議やお客様との打ち合わせの内容を聞くだけで記憶できる方はほとんどいないでしょう。しかし、メモを取ることで重要な打ち合わせの内容を「思い出す」ことが可能になります。

メモを取る姿勢は好印象

打ち合わせ中にお客様が話に熱が入ってしまってメモを取るタイミングがないこともありますよね? そのようなときは遠慮することなく、メモを取りたいのでとお伺いを立てて時間をもらいましょう。また、話に間が空くことで、お客様にとっても頭のなかで話を整理する良いクールタイムになります。すると、より良い情報を引き出せる可能性が出てきます。
お客様が話に集中しているからといって遠慮する必要はありません。丁寧にメモを取っている様子は、「しっかりと自分の話を聞いてくれているのだな」という印象を与えることができるでしょう。

ポイントを押さえたメモの取り方

スマートフォンのメモアプリはさまざまな機能が使えて非常に便利ですが、この記事ではあえて「手書き」のメモの有用性についてお伝えしていきます。紙にペンでメモを取る行為は、脳の記憶の領域を刺激するといわれています。つまり、スマートフォンアプリよりも手書きメモの方が会議や打ち合わせのイメージを記録しているということです。そして、メモはそのイメージを思い出させる「カギ」のようなものと捉えることができます。
ここからは、すぐに仕事に活かせる、ポイントをおさえたメモのとり方をご紹介します。

空間を惜しまない

手書きメモの最大のメリットは、自由に余白を作れる点です。メモするときには文章の行間、イラスト・表のまわりにしっかりと余白を残すことを意識してください。余白には変更点、注釈、図式などを書き込んでおきます。
ページも惜しまず使いましょう。紙面・ページをもったいないと思っていると、大事な情報を取り損なってしまいます。例えば、左のページはお客様のお話を、右のページには自分の意見やそのとき大事だと感じたポイントをメモします。

自分のコメントを入れる

メモを取る際にはお客様のお話と、自分のコメントを明確に分けることで格段に見やすくなります。そこで、おすすめしたいのが「黒・赤・緑の3色ボールペン」です。3色を使い分けることでメモは格段に使いやすくなります。たとえば、以下のように使い分けてみましょう。

  • 黒:基本的なメモの記入を行います。
  • 赤:特に重要なポイント、情報を強調したいときに使います。
  • 緑:赤でマークしたポイントにさらに自分のコメント書き込むとき使います。

特に緑のペンで書く自分のコメントはメモにおいて非常に重要です。会議の空気感から感じ取った自分のコメントは数字などでは裏付けできない、とても有用な情報となります。自分のコメントは新鮮であるほど情報の精度が高いため、可能であれば会議中に記入しておくことが望ましいです。遅くとも会議直後に書き込むようにしましょう。

見てくれよりスピード重視

メモの取り方の方法のひとつとして「綺麗な字で丁寧に書きましょう」とよく紹介されます。しかし、会議や打ち合わせが盛り上がり、会話のテンポが速くなることがあります。そんなとき、メモを取る時間がなくなってしまい大事な情報をメモし忘れてしまった……という経験がありませんか?
そこで、字の綺麗さは後回しにして、まずは会議に集中して重要な情報は何かということにだけ集中してみましょう。重要な情報は殴り書きでかまいません、さっとメモを取り、再び会議に集中します
たとえ字が汚くても、社内で共有する場合はワードなどを用いてデータ化することが多いので問題ありません。このとき共有する書類もメモに記した重要な情報を優先度の高いものから記述することで、スムーズに作成することができます。

メモ上手は仕事上手

メモを取るタイミングというのは、会議や打ち合わせで情報を「受けた」ときがほとんどではないでしょうか? しかし、仕事上手な社会人は情報を「伝えた」ときにもしっかりとメモを残します。
脳は記憶違いを起こします。情報を伝えたという記憶は、いつのまにか伝えていないと簡単に思い込んでしまいます。確認のためにメールなどを発送するのは効率的ではありませんよね? メモ上手な社会人は「伝えた」ことも重要な情報として取り扱い、効率的に仕事をしています。
それでは、ここからは仕事においてさらにステップアップするためのメモの取り方をご紹介します。

アイデアをモノにできるようになる

ブレインストーミングという会議の方法は、新しいアイデア、ひらめきを生み出す手法で多くの企業で実施されています。ブレインストーミングの4原則は、

  1. 結論を出さない:自由なアイデアに導くのが目的なので、結論を下さない。
  2. 自由奔放:思いついたアイデアの実現の可否は問わず、ユニークなアイデア、既成概念にとらわれないアイデアを重要視する。
  3. 質より量:論理的に導き出された意見よりも、ひらめきで思いついたアイデアを数多く出すことが重要。
  4. 結合、便乗、連想:自分のアイデアだけではなく、他人のアイデアから想起したアイデアを発展させていくことも意識して発言する。

これらブレインストーミングの原則を意識して、思いついたアイデアやひらめきはすぐにメモを取っておきましょう。このときも、自分だけが分かる内容で構いません。どんなに雑なアイデアだったとしても、企画書や新しい施策を作るときには非常に役に立ちます。
不思議なことに、優れたアイデアほど突然思いついたりするものです。そんなときこそメモ帳に書き留めておきましょう。すぐに役立つようなアイデアでなくても構いません。自分の中から生まれた情報を否定することなく、日々記録していくことに価値があります。

会話から重要な情報を引き出すスキルがつく

優秀な社会人としてステップアップできるメモの取り方として、3色ボールペンを使い情報を差別化すること、スピードを意識して大事な情報に意識を集中すること、をポイントとしてご紹介しました。
実は、会話から重要な情報を引き出すスキルを身につけるには、上記のポイントを意識するだけです。
スピードを意識して殴り書き、重要な情報は赤でマークアップ、自分のコメントを緑で記入、これを習慣にすると頭の中で自然と情報の収拾選択、情報の優先度付けができるようになります。すると、話の要点だけがすぐに理解できるようになり、さらにメモの精度が上がっていきます。より会議に集中することができるということは、重要な情報を引き出すことに時間を割けるということです。

メモを上手に取って、ワンランク上のビジネスマンに!

いかがでしたか? 仕事の質を高めるメモの取り方をご紹介しました。メモ上手の社会人は要点だけを伝える・聞くことがとても上手です。これは、論理的に情報を整理するスキルを身につけているからです。そのスキルは、普段のメモを取るときに少し意識を変えるだけで訓練できます。メモの取り方を見直して、優秀な社会人としてステップアップしてみませんか?

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