リモートワークを効率的に

リモートワークを効率的に

新型コロナウイルスの影響でリモートワークを初めて経験した、あるいは現在もリモートワークが続いているという人も多いのではないでしょうか。日本でもリモートワークが急速に広まりつつありますが、地域や業種によっては移行できていない企業もあり、課題は少なくありません。今回は、リモートワークの現状やメリット・デメリット、効率化を図るポイントをご紹介します。

コロナ渦におけるリモートワーク

コロナ渦におけるリモートワーク

時間や場所の制限なく柔軟に働けるリモートワークは、2019年に始まった「働き方改革」において導入が奨励されましたが、普及にはほど遠いのが実態でした。しかし、2020年以降、新型コロナウイルスの感染が拡大。政府や都道府県が「出社率7割減」を推奨したこともあり、リモートワークが急速に広がりました。

総務省の調査によると、リモートワークを導入している企業は全国で2018年に19.1%、2019年は20.2%にとどまっていました。しかし、2020年4月以降、東京都の調査では5割以上の企業がリモートワークを導入したというデータが出ています。

ただし、普及率には地域差があり、都道府県別で最も高いのが東京都、最も低いのが和歌山県で、両者には41.3ポイントもの開きがあるのです。

リモートワークのメリット

リモートワークのメリット

リモートワークは、仕事と生活の両方をうまく調和させる「ライフ・ワーク・バランス」を向上させる点で大きなメリットがあります。通勤時間をなくすことで、仕事以外の時間をより充実させることができ、従業員は家族と過ごす時間や趣味のために使う時間を増やせるのです。

また、リモートワークの導入により、男女ともに育児の時間を確保できるようになり、安心して育児ができるようになる点もメリットと言えます。

さらに、田舎暮らしや海外生活、バカンスを組み合わせたワーケーションなど、通勤が必要な勤務体制では実現できなかったライフスタイルを叶えることも可能です。

こうした柔軟な働き方を推進することで、企業側には優秀な人材が離職するのを防ぐメリットがあるほか、オフィスのランニングコストも削減できます。

リモートワークのデメリット

リモートワークのデメリット

リモートワークにより、従業員同士の対面時間が減ることで、コミュニケーションの量はどうしても減ってしまいます。これにより、仕事の進捗が把握しづらかったり、情報が共有できなかったりすることがリモートワークの最大のデメリットです。

リモートワークにおいては、オンラインミーティングなどのサービスを利用する企業も増えているため、ちょっとした雑談からアイディアが生まれるといった機会を作ることが難しくなっています。また、対面なら短時間で解決できた問題に時間がかかってしまうケースも少なくありません。

従業員からは仕事と仕事以外の切り分けが難しい、長時間労働になりがちといった声も挙がっているので、企業側はこうしたデメリットも認識しておくことが大切です。

リモートワークを効率化するには?

リモートワークを効率化するには?

リモートワークの最大の課題点は「コミュニケーション不足」です。企業に業務の効率性について聞いたある調査によると、「オフィス業務の方が業務上効率的である」と回答した企業が58%に上っています。一方で、そのような回答をした企業の約8割が、「コロナ終息後もリモートワークは必要」と考えているのです。

課題はありながらも、リモートワークは企業、従業員双方にとってメリットが大きい側面があります。今後もリモートワークの継続が見込まれる中、各企業はコミュニケーション不足の解消を大前提に業務の効率化を図る必要に迫られていると言えるでしょう。

続いては、リモートワークの効率化を図るためのツールについて解説します。

ウェブ会議サービス

コミュニケーション不足を補うためには、ウェブ会議サービスを利用して顔を合わせてみましょう。仕事の進捗を共有したり、相談をもちかけたりすることも可能です。

用件以外にも、メンバー同士で雑談などができれば、コミュニケーションがとりやすくなり、不安感も解消できる可能性があります。画面を通して資料共有もできますから、社内はもちろん、お客様との商談にも使えて便利です。

ウェブ会議で解決できなかったちょっとした問題については、仕事の合間にも相談できる「チャットワーク」や「スラック」などのビジネスチャットツールを使うのもおすすめです。同僚や上司とのチャット上の会話が、問題の解決や新しいアイディアにつながる可能性もあります。

グループウェア

グループウェアとは、作業の進捗や情報などの共有をできるツールです。グループウェアを活用することで、チーム内の仕事を一括に管理・把握できるため、オンライン業務の効率化には必須と言えるでしょう。

代表的な機能としては、タスク管理・スケジュールの管理・ファイル共有・文章管理・メッセージ機能・掲示板機能などが挙げられます。チーム内の業務を「見える化」し、全員で情報を共有できるのが大きなメリットです。

グループウェアを使えば、会議で情報のすり合わせにかかる時間を短縮できます。これにより、問題提起や課題解決に時間を割くことが可能です。また、グループウェア上で作業することはペーパーレス化につながるので、コスト削減にもなります。

リモートワーク手当

リモートワークを行うためには、自宅にネットワーク環境やパソコン、周辺機器を備える必要があります。また、快適に作業するためには、デスクやワークチェア、大型ディスプレイなども必要です。リモートワークの導入には初期費用はもちろん、継続していくことで従業員にも少なからず経済的な負担がかかります。

従業員にこうした負担をさせないためには、リモートワークにかかる費用を企業側が負担する仕組みが必要です。その手当支給の先陣を切った企業が「メルカリ」であり、同社はリモートワークを本格化させるにあたって、自宅の仕事環境整備などのために、半年間で6万円を支給すると発表。追随する大手企業もあり、制度を取り入れる動きが広がっています。

PC周辺機器

リモートワーク導入社数の増加に伴い、パソコン周りのグッズも多く販売されるようになりました。こうしたグッズを活用することも、リモートワークの効率化につながっているのです。続いては、リモートワークにおすすめのPC周辺グッズをご紹介します。

PCスタンド

作業台の上に置き、ノートパソコンを載せて使うスタンドです。パソコンの角度が変わることでキーボードの傾斜も変わり、タイピングが快適になります。画面の位置が高くなるため下を向く必要がなくなり、正しい姿勢で作業できるので、首や肩、腰への負担が軽減されるのも特徴です。

ブルーライトカットメガネ

パソコンやスマホが発するブルーライトを長時間浴び続けると、眼精疲労や睡眠の質の低下、肩こり、腰痛につながると言われています。ブルーライトカットメガネを使えば、そうしたリスクが軽減できるのです。かけたまま外出しても違和感のないおしゃれなタイプや度入りのタイプなど、自分に合った使いやすいものを選ぶことをおすすめします。

アームレスト、フットレスト

作業中に足や腕を置くアイテムで、長時間の作業でも疲れにくいように設計されています。フットレストを使うと、太ももやお尻への負担が軽減されるのです。肘を支えるアームレストは、肩こりの防止に効果的。この他、リストレストのようにマウスやキーボード周りに置いて使うアイテムもあります。

低反発クッション

姿勢をサポートしてくれる低反発のクッションです。長時間座ったままの作業の間、お尻や腰への負担を軽減できます。背骨や背中をしっかり支えてくれるタイプや椅子タイプがあるので、自分の作業スタイルに合ったものを選ぶのがおすすめです。

まとめ

まとめ

いかがでしたか?新型コロナウイルスの感染拡大・長期化で導入が広がったリモートワークは、コロナ禍収束の兆しがまだ見えない中、今後も続いていくと考えられています。リモートワークにはメリットがある一方で、コミュニケーション不足につながるといったデメリットには注意が必要です。ウェブ会議システムの活用や手当の導入、PC周りを快適に整えることにより、効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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